Sådan vælger du klubsystem

Der findes mange Klubsystemer – hvordan vælger du det rigtige?


Bruger I for meget tid på de administrative opgaver i jeres forening? Og vil I gerne tilbyde medlemmerne et højt serviceniveau? Det kan et professionelt klubsystem rette op på.

Mange foreninger er stadig ikke med på den digitale bølge og bruger interimistiske metoder som fx Excel-ark til medlemsadministration. Det giver udfordringer, når den digitale bølge skyller ind over foreningslivet. Clubtimize guider dig fra overvejelse til implementering og giver gode råd til, hvordan I vælger det rigtige klubsystem.

Brug ressourcerne rigtigt, og vær attraktiv for de digitale indfødte

I foreningslivet er det ofte en gruppe ildsjæle, der driver den lokale idrætsforening og får det hele til at fungere. Foreninger uden et professionelt administrationssystem bruger unødigt meget tid på driftsopgaver. Det stjæler både tid og ressourcer, der kunne være brugt af de kreative ildsjæle til alt det sjove, såsom at udvikle medlemstilbud, aktiviteter og tiltrække nye ansigter til foreningen.

Der er desuden risiko for, at de digitale indfødte vender din forening ryggen, hvis den opleves som utidssvarende.  Og det kan få konsekvenser for rekrutteringen af nye medlemmer. Men hvordan sikrer man sig, at man som forening er attraktiv for målgruppen?

Skal man fange de digitale indfødte og deres fortravlede forældre, må man gøre det nemt for dem – ikke bare at deltage, men at deltage aktivt. For det er de aktive medlemmer, der sikrer og bidrager til foreningens udvikling og beståen.

Hvordan lykkes foreningen digitalt?

Et administrationssystem kan være første skridt på vejen mod digitaliseringen af jeres forening og er af flere årsager et attraktivt redskab for idrætsforeninger. Et administrationssystem forenkler de administrative opgaver og giver medlemmerne en oplevelse af et højt og effektivt serviceniveau. Og der er mange fordele at hente.

Hvad opnår I med et administrationssystem?

Når din forening implementerer et velfungerende administrationssystem med online selvbetjeningsmuligheder, vil I hurtigt mærke fordelene i det daglige foreningsarbejde. I vil bland andet opnå:

  • Reduceret omfang af administrative opgaver
  • Nem adgang til relevant information
  • Øget serviceniveau for medlemmerne
  • Bedre, målrettet og effektiv kommunikation

Et online selvbetjeningssystem giver medlemmerne mulighed for selv at tilmelde sig hold og aktiviteter samt booking af faciliteter. Samtidig gør sms- og e-mailfunktioner kommunikationen mellem forening og medlemmer mere fleksibel og let tilgængelig.

Et administrationssystem kan desuden håndtere foreningens regnskab og medlemsadministration, fx kontingentbetalinger, så I slipper for at sende girokort ud til hvert enkelt medlem af foreningen. På den måde letter systemet den administrative byrde betydeligt, særligt for kassereren, men også den øvrige del af bestyrelsen.

Sådan vælger du den rigtige udbyder

Når I har besluttet jer for, at et administrativt system med online selvbetjening er vejen frem for jeres forening, melder en række spørgsmål sig. Hvordan vælger man den rigtige udbyder? Og hvilke overvejelser skal man gøre sig, før man vælger? Overordnet set bør I overveje følgende:

  • Få overblik over foreningens behov
  • Udarbejd et realistisk budget
  • Tænk langsigtet, og overvej fremtidige udfordringer
  • Opsøg professionel rådgivning

Få overblik over foreningens behov

Først og fremmest skal I som forening få overblik over, hvad jeres behov er. Skal I blot bruge et system, der kan håndtere regnskab og medlemsadministration, eller er det også vigtigt for jer, at der er gode kommunikationsmuligheder mellem forening og medlem? Er det nødvendigt at integrere systemet med jeres eksisterende hjemmeside? Og har I overvejet, om der med tiden kan dukke nye behov op, i takt med at foreningen vokser sig større? Når det er på plads, kan I så småt bevæge jer ud i junglen af udbydere på markedet.

Tænk langsigtet – økonomi vs. funktionalitet

Økonomi kan være en betydningsfuld faktor for foreningslivet, der ofte baseres på frivillige kræfter. Derfor handler valget af leverandør ofte om pris sat op imod funktionalitet. Det er dog afgørende at medtænke den teknologiske og hurtigt accelererende udvikling på markedet.

Systemet skal som oftest kunne håndtere, at foreningen udvikler sig og vokser i medlemsantal. Derfor er det vigtigt ikke at lade sig påvirke for meget af trends, et navn I branchen, som I allerede kender, eller af prisen. Det billigste system på markedet kan måske virke oplagt for en mindre forening med begrænset, økonomisk råderum, men kan være forældet allerede om få år.

Sker det, kan en dyr opgradering blive nødvendig. Omvendt skal det siges, at der faktisk findes mange rigtig gode løsninger på markedet til rimelige priser, som netop kan håndtere, at der opstår nye behov i foreningen.

Vælg en standardløsning

Det er da også færreste foreninger, der har brug for specielle features, som rækker ud over det, der bliver tilbudt i de gængse standardsystemer. Der er således ingen grund til at få udviklet et skræddersyet produkt, da det ofte er en omkostningstung og tidskrævende proces. Vælg i stedet en standardløsning, som kan tilpasse sig foreningens udvikling og foranderlighed.

Når I vælger udbyder, skal I sikre jer, at systemet passer til foreningens behov og understøtter jeres arbejdsgange. Med en standardløsning kommer i hurtigt i gang, og hos mange udbydere er det muligt at til- og fravælge moduler med forskellige funktioner efter behov. Når et behovstilpasset system er implementeret, vil I opleve, at både medlemmer og frivillige tager det til sig og bliver glade for det.

Muligheder for integration

Når vi taler om standardløsninger, er det dog vigtigt at vælge en løsning, der er udviklet specifikt til administration af netop foreninger. De kender området og ved, hvilke behov og udfordringer man typisk har som forening.

Det er desuden værd at overveje, om systemet skal kunne integreres med jeres hjemmeside. Hvis arrangementer, medlemssystem, foreningsnyheder, hjemmeside samt nyhedsbreve og selvbetjening spiller sammen som én samlet enhed, får de frivillige og lokalaktive både flere muligheder, øget tilgængelighed og en oplevelse af et højt serviceniveau og en aktiv forening.

Endeligt er det en god ide at sørge for, at systemet kan fungere på forskellige platforme – computer, tablet og smartphones – så det passer til dem, der skal bruge det, – nemlig de unge, der som bekendt er digitale indfødte.

Clubtimize er bl.a. integreret med Dinero du kan se vores guide til Dinero her

Få professionel vejledning og rådgivning hos Clubtimize

Er du helt klar på, hvordan du og din forening finder frem til den rette udbyder for jer? Eller har du stadig spørgsmål og brug for vejledning? Så er du velkommen til at kontakte Clubtimize. Vi kan guide dig sikkert igennem junglen af administrations- og klubsystemer og finde frem til den bedste løsning for netop jeres forening.

Kom igang med clubtimze her